Information At Your Fingertips: OneDrive Files on Demand

Bereits recht lange angekündigt ist die OneDrive Files on Demand Funktion nun seit dem Herbst Update von Windows 10 auch tatsächlich für alle OneDrive Anwender verfügbar. Aber was ist nun OneDrive „Files on Demand“ eigentlich und für was ist es gut?

Da Benutzer immer mehr Dateien erstellen und diese zusammen bearbeiten, immer mehr Fotos schießen und auf mehreren Geräten arbeiten, wird es immer bedeutsamer, auf wichtige Inhalte sowohl bei der Arbeit als auch privat an einem zentralen Ort zugreifen zu können. Sie sollten sich keine Gedanken darüber machen müssen, ob auf Ihrem Gerät genügend Speicherplatz vorhanden ist oder Sie in einem Flugzeug auf Ihre Dateien zugreifen können.

Mit Files On-Demand greifen Sie auf alle Ihre Dateien in der Cloud zu, ohne sie herunterzuladen und auf Ihrem Gerät zu speichern. Sie arbeiten wie gewohnt: Alle Dateien – selbst Onlinedateien – sind im Datei-Explorer verfügbar und können wie alle anderen Dateien auf Ihrem Gerät genutzt werden. Files On-Demand ermöglicht Ihnen auch in Desktop- oder Windows Store-Apps mithilfe der Windows-Dateiauswahl das Öffnen von Onlinedateien. Wählen Sie einfach die Datei aus, die Sie in der Dateiauswahl öffnen möchten. Die Datei wird automatisch heruntergeladen und in Ihrer Anwendung geöffnet. Darüber hinaus sind Sie sowohl im Privat- als auch im Berufsleben auf der sicheren Seite, da das Ganze mit Ihrem persönlichen und geschäftlichen OneDrive sowie Ihren SharePoint Online-Teamwebsites funktioniert.

Dies war das am meisten verlangte Feature für OneDrive auf UserVoice

Und so sieht es aus:

Sie sehen, dass der auf der SharePoint Online-Teamwebsite ausgewählte Ordner 1,37 TB groß ist, aber 0 Byte Speicherplatz auf der Festplatte belegt.

Neue Statussymbole im Datei-Explorer verdeutlichen, ob Ihre Dateien lokal oder online verfügbar sind. Dateien und Ordner, auf die Sie zugreifen müssen, wenn Sie keine Internetverbindung haben, können Sie ganz einfach jederzeit verfügbar machen. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner, und wählen Sie Always keep on this device (Immer auf diesem Gerät aufbewahren) aus.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste, und wählen Sie Always keep on this device aus, um auf Dateien und Ordner zugreifen zu können, wenn Sie keine Internetverbindung haben.

Onlinedateien werden automatisch heruntergeladen und lokal verfügbar, sobald Sie sie benötigen. Doppelklicken Sie einfach im Datei-Explorer auf eine Datei, oder öffnen Sie sie in einer Anwendung. Ihre Onlinedateien sind stets sichtbar, selbst wenn Sie offline sind. Nun müssen Sie nicht mehr entscheiden, welche Dateien mit Ihrem PC synchronisiert werden sollen.

Doppelklicken Sie auf eine Onlinedatei, woraufhin sie automatisch heruntergeladen und geöffnet wird.

Neben Benutzern profitieren vor allem Unternehmen und IT-Administratoren von Files On-Demand. Wenn heute jemand eine SharePoint Online-Teamwebsite synchronisiert, werden Dateien erneut auf alle synchronisierten Geräte heruntergeladen, sobald eine Änderung vorgenommen wird. Files On-Demand reduziert die belegte Netzwerkbandbreite, weil es nicht mehr notwendig ist, im Team gemeinsam genutzte Dateien kontinuierlich auf jedem synchronisierten Gerät zu synchronisieren.

OneDrive-Offlineordner: Speicherung ganzer Ordner für den Offlinezugriff unter Android und iOS

Zusätzlich zu Files On-Demand gibt es auch eine neue Funktion, mit der Sie auf Ihrem mobilen Gerät produktiv arbeiten können, wenn Sie keine Internetverbindung haben, wie z. B. auf langen Flügen oder an Wochenenden in der Waldhütte. Mit der Funktion „OneDrive-Offlineordner“ können Sie Ordner auf Ihrem mobilen Gerät speichern und öffnen, wenn Sie keine Internetverbindung haben. Änderungen, die andere Benutzer an den Dateien vornehmen, während Sie offline sind, werden automatisch übernommen, sobald Sie wieder eine Internetverbindung haben. Diese neue Funktion ist jetzt auf Android-Geräten für Abonnenten von Office 365 Personal und Home sowie für OneDrive-Geschäftskunden verfügbar.

Wählen Sie einen Ordner aus, und klicken Sie auf das Fallschirmsymbol, um einen Ordner und seinen Inhalt offline verfügbar zu machen.

OneDrive for iMessage: Schnelle Freigabe von OneDrive-Dateien auf iOS-Geräten

Zu guter Letzt noch ein Feature für Apple Anwender: Mit OneDrive for iMessage ist nun noch einfacher, Dateien auf Ihren iOS-Geräten freizugeben, indem Sie Dokumente und Fotos schnell mit Freunden und Familie teilen können, ohne Ihre iMessage-Unterhaltung zu verlassen. Sie können einen ganzen Ordner oder nur eine Datei freigeben und für Sie in iMessage freigegebene Dokumente und Fotos sofort in einer Vorschau anzeigen. Aktualisieren Sie auf die neueste Version von OneDrive, und aktivieren Sie OneDrive for iMessage auf Ihrem Gerät, um es noch heute auszuprobieren.

Öffnen Sie OneDrive in iMessage, und klicken Sie auf eine Datei, um sie in Ihrer Unterhaltung freizugeben.

Social Media im Unternehmen: Einfach mal loslassen!

Das war auch beim gestrigen Österreichischen Kommunikationstag ein Thema: Der Wandel der internen Kommunikation in Richtung Enterprise Social Networks (ESN) oder einfach ausgedrückt: Social Media im eigenen Unternehmen als Ablöse des traditionellen Intranets.

Bassena (Wien, um 1890), Sinnbild für ad-hoc Konversation und Austausch am Gang [Foto: Wikimedia, Commons]

In einem der Breakouts stellte A1 bzw. Telekom Austria Group dazu einen Erfahrungsbericht vor, der ihre eigene Reise vom herkömmlichen Mitarbeiter-Portal hin zu einem (im Übergang mal mehr ergänzenden als ersetzenden) Social Media Netzwerk für die interne Kommunikation von über 18.000 Mitarbeitern zusammenfasste.

Erfreulich dabei war, dass hier nicht nur ein Jubelbericht über einen gelungenen „bottom-up“ Approach abgefeiert wurde, sondern auch über „Lessons Learned“ gesprochen wurde. Beispielsweise die Schwierigkeiten mit der (mangelnden) Partizipation des mittleren Managements oder der notwendige Dialog mit dem Betriebsrat.

Viele der guten Gründe für ein social network als Marktplatz von Konversation, Meinung, Teamwork und Achtsamkeit im Unternehmen habe ich auch in meinem Gastkommentar für die Fachzeitschrift MONITOR angeführt, der hier nun im folgenden auch in meinem Blog entsprechenden Raum findet:

Das Intranet ist tot. Wirklich? Wirklich! Zu mindestens bei uns bei Microsoft und wie ich nach kurzer Rundschau bemerke, auch bei vielen unserer Kunden. Die Gründe dafür sind schnell bei der Hand.

Da wäre zum einen mal Social Media. So wie sich die Metapher des Posten, Teilens, Likens und Kommentierens im externen Bereich durchgesetzt hat, so sehr entspricht sie auch immer mehr der Realität im unternehmensinternen Bereich. War das „Bloggen“ noch vor einem Jahrzehnt das Privileg der Jungen, der „digital natives“, Gen-Y, oder wie immer man sie gerne benannte, überspannt diese Kulturtechnik der Kommunikation inzwischen fast alle Generationsbänder und gilt heute als „state-of-art“.
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Und bleiben wir für einen Moment noch bei den Jungen. Viele Unternehmen haben heute ein Überalterungsproblem, benötigen dringend junge „frische“ Geister aus der Generation der Millenials und müssen sich daher auch als attraktiver Arbeitgeber für die High Potentials darstellen, die frisch von der Uni in die Wirtschaft kommen. Da gehört ein zeitgemäßer Kommunikationsstil im Unternehmen einfach dazu; neben vielen anderen Kriterien eines modernen Arbeitsumfeldes wie Mobilität, Diversität oder Vereinbarkeit von Beruf und Familie, um nur ein paar Faktoren zu nennen, die im Employer Branding zeitgemäßer Unternehmen nicht mehr wegzudenken sind.

Auch Mobilität spielt in der Mitarbeiterkommunikation eine große Rolle. Die Mitarbeiter arbeiten immer verteilter, sind unterwegs und müssen von überall aus auf Informationen zugreifen können. Auch wenn viele Mitarbeiter keine eigenen Laptops haben, ein Smartphone hat praktisch jeder. Und über die jeweilige Social Media App ist die mobile Anbindung ein Klacks, während normale Webseiten oft nicht so einfach zur Darstellung auf mobilen Endgeräten optimiert sind.

Ein weiterer – nützlicher wie manchmal auch zwingender – Grund für ein Abgehen von traditionellen Intranet Plattformen sind schlicht die Kosten. Einmal ganz abgesehen von den Kosten der Anwendung selbst: Während ein klassischer Intranet Ansatz immer einer Art Redaktion bedarf, ein Redaktionssystem, Redaktionssitzungen, ein Freischalten von Kommentaren und neben der Technik auch die personellen Ressourcen dazu, sind firmeninterne Social Media Plattformen wie beispielsweise Yammer oder das letzten Monat auf den Markt gekommene Microsoft Teams weit stärker auf einem selbsttragenden Prinzip aufgebaut. Es sind die Mitarbeiter selbst, die die Beiträge schreiben, diese kommentieren, teilen und damit auch als Geschichte größer oder kleiner machen.

Ähnliches Foto
Da entsteht natürlich auch schon mal eine gesunde Eigendynamik, aber das muss man als Unternehmen auch aushalten. Oder anders ausgedrückt: Wenn die Unternehmenskultur passt, dann hat man auch mit freien Meinungsäußerungen von MitarbeiterInnen kein Problem. Sie passen weitgehend automatisch und es gibt viel weniger „Ausreißer“ als es die Apologeten von kontrollierten Umgebungen vermuten würden.
Ich selbst kann hier aus Erfahrung sprechen: Die Angst, die Kontrolle zu verlieren, ist unbegründet. Loslassen statt Kontrolle. Probieren Sie es doch einfach mal aus.