2014 führt Österreich als zweites Land in Europa nach Dänemark die verpflichtende E-Rechnung an den Bund ein. Das heißt: Ab 1. Jänner 2014 müssen Unternehmen, die mit der Republik Österreich Geschäfte machen, auf E-Rechnung umstellen, um ihr Geld zu erhalten. Viele haben ihre IT aber noch nicht angepasst, wie die Computerwelt in einem aktuellen Artikel berichtet.
Das heißt aber auch: Ab 1. Jänner 2014 akzeptieren die Bundesdienststellen dann weder Papierrechnungen noch Rechnungen im Word- oder PDF-Format, da beides nicht für die automatische Weiterverarbeitung geeignet ist.
Die Wirtschaftskammer (WKO) schätzt, dass etwa 77.000 heimische Unternehmen davon betroffen sein werden.
Soweit die Bedrohungslage.
Nun die gute Nachricht: Den vielen eher kleineren Unternehmen, die Microsoft Word für die Rechnungslegung benutzen, kann relativ einfach geholfen werden.
Microsoft Österreich hat gemeinsam mit der WKO Austria Pro Gruppe ein Plug-In für Microsoft Word entwickelt, welches das geforderte ebInterface Format direkt aus dem Dokument abbildet. Die Software wird kostenlos abgegeben und kann am WKO Portal heruntergeladen werden.
Es gibt auf dieser Webseite zwei Versionen des ebInterface, eine für Rechnungen zwischen Unternehmen und eine für E-Rechnungen an den Bund, das bereits alle inhaltlichen Vorgaben des Bundes berücksichtigt. Weiters findet man auf der WKO Webseite die Systemvoraussetzungen, Prüfroutine und Rückfragehinweise für den problemlosen Einsatz der kostenlosen Open Source Software von Microsoft.
Empfehlenswert ist auch die Anleitung für das ebInterface PlugIn für Microsoft Word, welche durch Installation und Verwendung führt. Diese hat nur den kleinen Schönheitsfehler, dass sie noch nicht Windows 8 bzw. Office 2013 als unterstützte Programmversionen anführen. Die Anleitung auf der eigentlichen Webseite des ebInterface Plug-Ins für Word auf Codeplex ist hierzu jedoch bereits am letzten Stand.
Abschließend könnte man natürlich ins Treffen führen, dass der KMU Bereich bereits genug staatliche Auflagen zu tragen habe und diese nun einfach wieder eine mehr sei. Ja könnte man. Allerdings können wir alle zusammen damit auch eine Menge Steuergeld sparen. Eine Studie im Auftrag der WKO berechnet Nutzenpotentiale von acht Milliarden Euro jährlich. Einfach nur dadurch, weil elektronische Rechnungen in einem einheitlichen strukturierten Format erzeugt, übermittelt und automatisch in die Buchhaltung des Rechnungsempfängers übernommen werden können.
Referenzen:
Tom Lutz's Blog 
Ich (EPU) generier meine Rechnungen seit 14 Jahren aus einer Access-Datenbank heraus … muss sie jetzt also wieder umbauen, damit sie die Rechnungen ins Word schmeißt, von wo sie dann konvertiert werden, damit ich auch für den fetten Pfropf von Verwaltung arbeiten kann, der auf unserem Land thront. Hurra.
Einige meiner Kunden haben recht schlaue Rechnungslegungslösungen für Excel – die müssen mir dann Geld bezahlen, damit ich ihre Rechnungen ins Word schmeiße, damit sie weiterhin Aufträge von der öffentlichen Hand annehmen können. Hurra.
Ich freu mich aufrichtig, dass das PlugIn entwickelt wurde und mir als Unternehmerin wenigstens kostenlos zur Verfügung steht – aber die öffentliche Verwaltung, ohnehin einer der säumigsten Zahler und schwierigsten Kunden, gleichzeitig einer der größten, weil sie so viel in sich aufsaugt, macht sich’s letztendlich auf meine Kosten bequem – und die Einsparung glaub‘ ich nicht, da wird kein einziger Buchhalter eingespart werden, sondern es werden alle Beschäftigten ein bisschen untätiger werden.