Wieviel Zeit verbringen Sie in Meetings? Vermutlich sehr viel. Viel zu viel, würden vielleicht auch einige sagen. Aber diese Wertung hat dann meist recht unterschiedliche Gründe. Und bei aller Subjektivität meinen wir auch zu erkennen, was ein gutes und was ein schlechtes Meeting ausmacht. Am besten funktioniert das im nachhinein. Aber was sind nun die Kriterien für ein gutes Meeting in der heutigen modernen Arbeitswelt?
Grob gesprochen ist es heute ein gut ausgewogener Balanceakt zwischen Mensch, Raum und Technik. Und insbesondere zu letzterem hat Microsoft gestern in New York eine interessante Ankündigung gemacht – was den angesprochenen Balanceakt etwas einfacher machen soll.
Surface Hub 2S – Teamwork anywhere
Die gestrige Ankündigung von Microsoft zu dem neuen Surface Hub 2S schlägt genau in diese Kerbe. Die bis vor kurzem rein physische Arbeitswelt wird zunehmend digital und zugleich virtuell. Mitarbeiter in Teams sind geografisch verteilt, mobil unterwegs oder sitzen vielleicht gelangweilt in schlecht geführten Meetings und sind damit hervorragend gut für schnelle Fragen über Chat zu erreichen. Egal, wo sie sich befinden, sind sie in der Regel über irgendein digitales Gerät erreichbar und können so auch teilhaben.
Und das führt mich neben den Microsoft News zu Surface Hub zum eigentlichen Thema dieses Posts:
Wie wird ein Meeting gestaltet, dass es alle Teilnehmer als Bereicherung und gut investierte Zeit ansehen?
Denn eines ist klar: Gerade in einer immer komplexer und vielschichtiger werdenden Welt werden wir auch in Zukunft nicht auf Meetings verzichten können. Die besten Ideen kommen, wenn wir als Team zusammenarbeiten – fokussiert, engagiert und vernetzt. Das Zusammentreffen von Menschen, die an gemeinsamen Dingen arbeiten, einer Gruppe bzw. einem Team angehören, die Projektarbeit aber auch Arbeitskultur teilen, wird daher auch in Zukunft ein elementarer Bestandteil unseres Arbeitslebens sein, ja sein müssen.
Der Dreiklang Mensch – Raum – Technik
Gute Meetings fangen meist schon in der Vorbereitung an. Die erste Frage, die es dabei zu beantworten gibt, ist „Wird überhaupt ein Meeting benötigt?“ bzw. „Ist ein Meeting der beste Weg um das gewünschte Ergebnis zu erzielen“. Dann braucht es ein klares Arbeitsziel des Meetings – geht es um eine Entscheidung, Information, Verteilung von Aufgaben – und die damit verbundene Frage nach dem richtigen Personenkreis dafür. Auch sehr wichtig ist die Wahl des richtigen Raumes, des optimalen Meeting Setups bis hin zum Steh-Meeting oder Walking-Meetings. Bei der Einladung neben der Agenda auch gleich vorbereitende Unterlagen zu teilen, erleichtert für alle einen raschen Check-In in das Meeting und verkürzt die Fragenrunden im Meeting. Detto sind die „Meeting Minutes“ nach dem Meeting, die über Status, Entscheidungen und nächste Schritte informieren, für jedes Meeting Pflicht.
Und damit sind wir aber auch bereits bei der Meeting Technik, die diese Arbeitsschritte bestmöglich unterstützt. Die auch den Kern der Microsoft Mission darstellt: Menschen und Organisationen dabei zu unterstützen, mehr zu erreichen.
Die gute Nachricht ist, dass es mit Microsoft Teams die Plattform für moderne Teamarbeit bereits gibt und als kostengünstige (kostenlose Version bis 300 Benutzer!) Standardsoftware über die Cloud abgerufen werden kann. Microsoft Teams ist als Teil von Office 365, eine sowohl einfache wie auch leistungsstarke Plattform für die Organisation von Arbeitsgruppen, Meetings und vor allem für die Zusammenarbeit, die vorher und nachher stattfindet. Teams können zusammengestellt werden, bekommen virtuelle Arbeitsräume, posten Beiträge, sind im Normalfall viel leichter über Chat als über E-Mail erreichbar und teilen im Teams Dokumente aller Art.
Die Übertragungsqualität spielt eine entscheidende Rolle
Dabei spielt der bereits erwähnte Aspekt der Mobilität eine große Rolle. In der modernen Arbeitswelt sind Teams zunehmend geografisch verteilt und im Alltag hochgradig mobil unterwegs. Teilnehmer eines Meetings sind daher teilweise im Büro, teilweise bei Kunden, teilweise im Auto oder Zug unterwegs und teilweise in anderen Ländern stationiert. Da kann ein Meeting schnell mühsam werden, wenn man die anderen nicht sehen kann oder wenn der Ton undeutlich zu verstehen ist.
Eine gemeinsame Projektions- und Arbeitsfläche für derartige Meetings ist neben der erwähnten Softwareplattform (Microsoft Teams) das Surface Hub, im Prinzip ein großer Touch-Bildschirm mit eingebautem Computer auf Rollen oder fachmännisch ausgedrückt: ein interaktives Whiteboard, Meeting und Kollaborationstool, das über traditionelle Konferenzraumszenarien weit hinausgeht. Den gibt´s bereits seit mehreren Jahren in seiner ersten Version und heute hat Microsoft im Rahmen einer Veranstaltung in New York weitere Details zur zweiten Version bekanntgegeben, die im Sommer 2019 auch in Österreich auf den Markt kommen wird.
Die zweite Generation, das Surface Hub 2S ist deutlich schlanker und (40%!) leichter als sein Vorgänger. Es ist mit einem 50 Zoll großen 4K+ Multi-Touch-Display sowie einer 4K Kamera für die Interaktion am Bildschirm ausgestattet und dank der integrierten Lautsprecher und Mikrofone haben auch in das Meeting eingewählte Anrufer den Eindruck als wären sie mit im Raum. Es kann sowohl via Touch als auch mit dem Surface Hub Pen bedient werden, ein digitaler Zeichenstift mit vielen Funktionen, die man auch bereits aus der Surface Tablet/Notebook Welt kennt.
Das Surface Hub 2S läuft auf Basis von Windows 10. Nach einer schnellen Anmeldung können Nutzer auf Microsoft Teams inklusive integrierter Drittanbieter-Apps, auf unternehmenseigene Softwarelösungen oder auf ihre Office 365 Dateien zugreifen. Das Gerät kommt zudem mit Microsoft Whiteboard – einer digitalen Leinwand, auf der geräteübergreifend mit mehreren Teilnehmern frei Hand gezeichnet und gescribbelt werden kann. Eine integrierte KI-Funktion verbessert automatisch die entstandenen Zeichnungen oder Handschriften. Inhalte lassen sich während oder nach einem Meeting mit Microsoft Teams, Miracast und Office 365 problemlos geräte- und plattformübergreifend teilen.
Teammeeting auf der Terrasse
Besonders cool: Ein eingebauter Akku lässt das Surface Hub problemlos von der Steckdose zu nehmen, den Meetingraum zu wechseln oder auch einfach wegen dem schönen Wetter das Meeting auf der Terrasse fortzusetzen.
Nach dem Meeting ist vor dem Meeting
Damit auch nach dem Meeting alle vom selben reden und ein „Team Flow“ erhalten bleibt, ist das richtige digitale follow up sehr wichtig. Mit dem Surface 2S ist es einfach nur ein Knopfdruck, um die Mitschrift im Dokumentenbereich von Teams zu speichern bzw. mit dem Team zu teilen. Und damit wird es auch weit weniger schnell vergessen. Auch die kreativen Zeichnungen und handschriftlichen Notizen sind über die Whiteboard Funktion einfach zu speichern oder zu versenden und hilft dabei, den Abriss der positiven Dynamik zu verhindern und das Team möglichst lange in seinem Flow zu halten.
Für Interessierte gibt es zum Surface 2S auch ein technisches Datenblatt.
Tom Lutz's Blog 